Zasadą jest, że podatnicy mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów takie koszty, które zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie zostały z tych kosztów ustawowo wyłączone.
Przyjmuje się także, że kosztem podatkowym może być taki wydatek, który został właściwie udokumentowany, przy czym w ustawie o PDOP nie określono, w jaki sposób podatnicy powinni dokumentować wydatki. W praktyce przyjmuje się, że jeżeli dany dokument spełnia wymogi do uznania go za dowód księgowy dla celów bilansowych, to może być on uznany również za dokument stanowiący podstawę ujęcia wydatku w kosztach podatkowych.
Zazwyczaj dokumentem będącym podstawą ujęcia wydatku w kosztach podatkowych jest faktura.
Minister Finansów w interpretacji indywidualnej z 13 czerwca 2016 r., nr DD10/033/229/MZO/13/PK-487 uznał (w kwestii dokumentowania kosztów pośrednich), że jedynie w przypadku braku faktury (rachunku) - a nie zaś nienadesłania faktury przez kontrahenta w dniu wewnętrznych rozliczeń księgowych - można ująć koszt w rachunku podatkowym na podstawie innego dowodu.
Również NSA w wyroku z 15 maja 2018 r., sygn. akt II FSK 1034/16 uznał, że co do zasady, warunkiem rozpoznania kosztu (pośredniego) jest ujęcie go w księgach rachunkowych, na podstawie faktury/rachunku. Według NSA, możliwość rozpoznania kosztu mimo braku faktury/rachunku zarezerwowana jest wyłącznie do przypadków, gdy ten brak ma charakter trwały. Nie chodzi tu zatem o chwilowy brak faktury, wynikający z normalnego toku czynności wystawiającego ją podmiotu, czy nawet opóźnienia po jego stronie, ale o przypadki, kiedy faktura/rachunek w ogóle nie będą wystawione.
W świetle tego stanowiska, jeśli podatnik nie otrzymał faktury, to powinien się wstrzymać z ujęciem wydatku w kosztach podatkowych do czasu jej otrzymania.
W interpretacjach indywidualnych organów podatkowych prezentowane jest z kolei stanowisko, zgodnie z którym, podstawą ujęcia wydatku w kosztach podatkowych może być inny dokument niż faktura, gdy w momencie zamykania ksiąg rachunkowych wysokość kosztów jest podatnikowi znana na podstawie umowy lub innych dokumentów albo gdy wysokość kosztów jest szacunkiem dokonanym na wiarygodnie ustalonych podstawach. W takim przypadku, koszty ujęte w księgach rachunkowych na podstawie wewnętrznych dowodów księgowych (jako dostawy niefakturowane), mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów - zarówno w przypadku kosztów bezpośrednio, jak i pośrednio związanych z przychodami.
Tak wynika np. z interpretacji indywidualnych Dyrektora KIS z 25 stycznia 2021 r., nr 0113-KDIPT2-1.4011.881.2020.3.AP, w której organ podatkowy zgodził się z podatnikiem, że - w celu prawidłowego obliczenia zaliczek na podatek dochodowy - może on zaliczyć wydatek (dostawę niefakturowaną) do kosztów uzyskania przychodów na podstawie wewnętrznego dowodu księgowego PK. Podobnie wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 24 czerwca 2020 r., nr 0114-KDIP2-1.4010.176.2020.1.JS oraz z 7 czerwca 2017 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.21.2017.2.AG.
Również naszym zdaniem, dopuszczalne powinno być ujmowanie wydatku w kosztach podatkowych na podstawie innego dokumentu niż faktura. Należy mieć bowiem na uwadze, że zgodnie z art. 180 § 1 Ordynacji podatkowej, jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. W związku z tym, brak faktury nie powinien uniemożliwiać podatnikom zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów.