Zmiana przepisów dotycząca skrócenia okresu przechowywania akt pracowniczych wpłynie istotnie na zakres informacji przekazywanych co miesiąc przez przedsiębiorców do ZUS. Nowe przepisy wpływają na składane deklaracje i wymagają istotnych zmian w programach płacowych. Oprócz rozszerzenia zakresu danych w dotychczasowych drukach zostaną również wdrożone zupełnie nowe formularze.
Druki, które ulegną zmianie:
- nowy zakres danych w ZUS DRA i ZUS ZWUA,
- nowy zakres danych w Informacji miesięcznej i Informacji rocznej,
- nowy miesięczny raport imienny ZUS RPA o przychodach oraz szczególnych okresach pracy,
- nowe druki ZUS OSW i ZUS RIA dotyczące pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.
Wprowadzenie zmian w formularzach będzie wymagało dostosowania programów kadrowo–płacowych, ponieważ przedsiębiorcy będą zobowiązani przekazywać do ZUS większą ilość informacji. Poza tym ZUS zapowiada wdrożenie nowej wersji programu Płatnik.
Dodatkowo, od 1 stycznia 2019 r. płatnicy składek będą zobowiązani do przekazywania do ZUS wszystkich informacji niezbędnych do przyznania i ustalenia wysokości świadczeń emerytalno-rentowych. Nowy formularz ZUS RPA będzie zawierał dodatkowe informacje dotyczące przychodów jako uzupełnienie podstawowych raportów miesięcznych.
Druk ZUS ZWUA będzie dodatkowo zawierał:
- dane o dacie i trybie rozwiązania umowy o pracę,
- podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy,
- informację, z czyjej inicjatywy umowa została rozwiązana.
Kogo będą dotyczyć nowe druki ZUS OSW i ZUS RIA?
Skrócenie okresu przechowywania dokumentów pracowniczych będzie dotyczyć pracowników zatrudnionych po wejściu w życie nowych przepisów. Krótsza archiwizacja będzie też możliwa w odniesieniu do pracowników i zleceniobiorców zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., jednak tylko pod warunkiem złożenia do ZUS dwóch nowych druków:
- oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych ZUS OSW – jest to deklaracja pracodawcy zobowiązująca do złożenia raportów ZUS RIA za wszystkich pracowników zatrudnionych w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.
- przekazanie danych pracowniczych do ZUS musi dotyczyć wszystkich pracowników zatrudnionych w tym okresie – jest to warunek konieczny do skorzystania z możliwości przeniesienia danych pracowniczych do ZUS.
- nie ma terminu na złożenie oświadczenia ZUS OSW.
- wycofanie oświadczenia będzie możliwe tylko do dnia złożenia pierwszego raportu ZUS RIA.
- raport Informacyjny ZUS RIA – zakres danych przedstawionych w tym raporcie będzie umożliwiał ZUS przyznanie świadczeń bez przekazywania dodatkowej dokumentacji ze strony pracodawcy.
- raporty ZUS RIA muszą być przekazane w ciągu roku od złożenia oświadczenia ZUS OSW, jeśli pracownik zakończył pracę przed złożeniem oświadczenia lub wraz z wyrejestrowaniem na dokumencie ZUS ZWUA, jeśli pracownik zakończył pracę po złożeniu oświadczenia.
- terminowe złożenie raportów jest warunkiem zachowania prawa do skróconego okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Niedopełnienie tego warunku oznacza dla pracodawcy obowiązek przechowywanie dokumentacji pracowniczej przez 50 lat.
- pracodawca będzie również zobowiązany przekazać zwalnianemu pracownikowi raport ZUS RIA w wersji papierowej, a po upływie 10 lat od złożenia raportu wydać byłemu pracownikowi dokumenty związane z jego zatrudnieniem.
Dane jakie będzie zawierać raport ZUS RIA:
- wypłacone przychody niezbędne do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty za lata kalendarzowe od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.-
- okresy wykonywania pracy nauczycielskiej w określonym wymiarze obowiązkowego wymiaru zajęć – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.
- okresy wykonywania i wymiaru czasu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze – za okres od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r.
- datę, tryb rozwiązania ostatniego stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia ostatniego stosunku pracy lub stosunku służbowego, a także informację z czyjej inicjatywy stosunek pracy został rozwiązany.
- informację, czy w okresie zatrudnienia na kolei pracownikowi przysługiwał deputat węglowy lub ekwiwalent pieniężny za deputat węglowy.
Nowa wersja programu Płatnik i aktualizacja portalu PUE ZUS:
- program Płatnik zostanie zaktualizowany o nowe formularze i druki. Dodatkowo zostaną wprowadzone słowniki pomagające wypełnić nowe formularze we właściwy sposób oraz systemy weryfikacji, które będą sygnalizować błędy już na etapie przygotowywania druków. Zostanie również wprowadzony komunikat przypominający przedsiębiorcy o zbliżającym się terminie złożenia dokumentu ZUS RIA.
- profil płatnika na portalu PUE ZUS ułatwi kontrolowanie procesu składania nowych druków ZUS OSW i ZUS RIA. Płatnik będzie miał możliwość monitorowania listy ubezpieczonych, za których zostały złożone druki ZUS RIA, oraz listy ubezpieczonych, za których druki jeszcze nie zostały złożone.
Termin wejścia w życie:
- nowe deklaracje ZUS wejdą w życie z dniem 1 stycznia 2019 r. wraz z ustawą z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
ZUS obecnie przygotowuje akcję informacyjną mającą na celu rozpowszechnienie informacji dotyczących dużych zmian w raportowaniu danych pracowników przez przedsiębiorstwa.